Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar

Arkivtenesta har ansvar for å;

  • motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post. Ved journalføring skal all post vurderast i høve til Arkivlov/Offentleglova/Forvaltningslova osv. Kommunelegen og helse- og omsorgssjefen opnar posten sjølv og leverer til arkivet det som skal registrerast.
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • sende restanselister 4 gonger i året.
  • betjene utlån frå arkiv.
  • arkivere.
  • journalføre eigenproduserte dokument og skrive ut adresseliste dersom det er fleire adressatar.
  • tilbod med anbodsfrist skal ikkje opnast men leggjast i arkiv til opningsmøte
  • frankere utgåande post.

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, sms eller e-post til sentralarkiv for journalføring.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon skal utførast i eit fagsystem.
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
  • Levere orginal dokument for utsendig til arkivet.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å;

  • sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
 
Laster...