Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreidskap i Voss kommune.
Målet er at alle som handterer dokument som vert til i verksemda, skal kunna finna informasjon om kva retningsliner som skal følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Arkivplanen skal oppdaterast når :

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det skjer endringar i post- og arkivrutinar
• det vert teke i bruk ei ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar vert lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysingar ikkje er korrekte eller endringar vert gjort, skal arkivleiar kontaktast via postmottak@voss.kommune.no

Arkivleiar har det daglege ansvaret for at alle verksemdene følgjer retningslinene i arkivplanen.