Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Kvam herad. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva retningslinjer som må fylgjast, og kva løysninger kommunen har på arkivområdet.

Arkivplanen gjev bindande retningslinjer for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Kvam herad.  Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for for retningslinjene.  Arkivplanen skal sikra at Kvam herad ivaretar arkivansvaret sitt etter § 6 i arkivlova: Offentleg organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Arkivleiar har det daglege ansvar for å følgja opp arkivplanen. Arkivplan vert oppdatert med jamne mellomrom, og minst ein gang pr. år. Den årlege gjenomgangen av arkivplanen skal skje kvart år 15. november. Det vert sendt ut melding til berørte partar umiddlebart etter at ein revisjon/korrigering er utført.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast. Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før den blir sett i verk, og har rett til å uttala seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Neste revisjon 15.11.22