Bakgrunn

Alle offentlege organ skal til ein kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, jfr. arkivforskrifta § 4. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det skildra krav til arkivplanen sitt innhald.

I § 4 står det vidare at den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet vert omfatta av organet sin internkontroll. Dette ansvaret er lagt til rådmannen etter kommunelova.

Føremål

Hovudføremålet med arkivplanen er at den skal sikra at Kvam herad på best mogleg måte tek vare på og sikrar arkiva sine, både for notid og framtid.

Vidare ønskjer Kvam herad å nytta arkivplanen som eit;

• Reiskap for arkivtenesta i kommunen. Arkivplanen legg til rette for at kommunen kan ha god kontroll og oversikt over kommunen si dokumentasjonsforvaltning. 
• Kvalitetssikring av kommunen si dokumentasjonsforvaltning. Arkivplanen gjev, saman med Compilo, ei samla oversikt for heile kommunen og legg difor til rette for ei god kvalitetssikring av arkiva.
• Styringsverktøy for arkivtenesta og leiinga. Ved å ha ei samla, god og oppdatert oversikt over kommunen si dokumentasjonsforvaltning legg ein til rette for at arkivplanen, saman med Compilo, vert eit godt styringsverktøy, som kan nyttast i samband med strategiarbeid, planarbeid og internkontroll i kommunen.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Kvam herad. Alle tilsette som jobbar med arkiv og saksbehandlare i kommunen er forplikta til å halda seg orientert om innhaldet i arkivplanen, og følgje dei retningslinjer og rutinar som planen inneheld.

Oppdatering av planen skal gjennomførast årleg av arkivleiar.