Arkivansvar i Kvam herad
Kvam herad har arkivplikt etter arkivlova § 6. Innhaldet i administrasjonen sitt arkiv- og dokumentasjonsansvar er fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
Rådmannen har det overordna ansvaret for kommunen sitt arkiv og dokumentasjonsforvaltning, jf. arkivforskrifta § 1 og kommunelova § 13-1, og for at organisering og oppfølging av dette arbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Rådmannen har ansvar for å implementere dokumentasjonsforvaltninga som ein del av kommunen sin internkontroll, jf. arkivforskrifta § 4.
Det øvste politiske organet, Heradsstyret, har styringsansvar med mynde til å fastsette økonomiske rammer for kommunen sitt arkiv- og dokumentasjonsarbeidet.
Teknisk sjef er delegert oppfølging av det overordna ansvaret for arkiv og dokumentasjons-forvaltning etter kommunelova § 13-1 og arkivforskrifta § 1.
Arkivleiar er delegert det operative leiaransvaret for kommunen si dokumentasjonsforvaltning og er fagleg overordna i høve fellessekretariatet. Rådmannen har delegert fagansvaret for alle arkiv- og fagsystem knytt til fellessekretariatet, og skal vera med i alle anskaffingsprosessar når kommunen kjøper nye fagsystem. Arkivleiar har fullmakt til, og skal føre tilsyn og kontroll i samband med dokumentasjonsforvaltning i heile kommunen. Arkivleiar rapporterer til Teknisk sjef. Arkivleiar har budsjett- og personalansvar for avdelinga Fellessekretariatet.
Leiarar for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, og er delegert det daglege ansvaret for dokumentasjonsforvaltning i si eining. Dette inneber ansvar for den daglege kontrollen i eigne system, og at rutinar for dokumentasjonsforvaltning i eininga vert følgt. Ved avvik skal leiar rapportere til arkivleiar. Leiar har plikt til å bruke dei verktøy og system som kommunen har innført, og skal sørgje for at tilsette i eigen eining også gjer det.
Leiarane skal utarbeida rutinar i fellesskap med arkivleiar, for å sikre at kommunen føl lovkrava som er satt for bevaring av dokumentasjon av dei ulike funksjonane som organisasjonen utfører. Arkivleiar har mynde til å føra tilsyn, kontroll og rettleiing ved dette arbeidet, og setje krav og rettleiing i tråd med gjeldande lov og forskrifter. Einingsleiar har ansvar for å kontrollere rutinane for eininga i fellesskap med arkivleiar. Avvik skal rapporterast av arkivleiar til teknisk sjef.
Ved oppretting av Interkommunale selskap og kommunale føretak skal rådmann sørgje for at dokumentasjon vert løyst på ein god måte. Dokumentasjonskrava skal tydeleggjerast i avtalen mellom kommunen og selskapet. I avtalen skal det gå fram kvar arkivet skal deponerast.
