| Kvam herad har eit sentralarkiv med felles postmottak som er lokalisert i Fellessekretariatet i Rådhuset. Dei fleste arkiva er i dag elektroniske. Dersom eit offentleg organ både har papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldende regelverk. Følgjande kommunale einingar/fagavdelingar journalfører inngåande post i eiget fagsystem/papirjournal:
- Sentralarkiv for heile kommunen (Sak-/arkivsystem - elektronisk)
- Teknisk
- Pleie og omsorg (Klientarkiv - papirjournal)
- Barnevern (Klientarkiv - papirjournal)
- PPT (Klientarkiv - elektronisk fagsystem)
- Familiesenter
- Fysioterapi
- Rus og psykisk helse
- Helsestasjon og skulehelse (Klientarkiv - elektronisk fagsystem)
- Barnehage (Barnearkiv - elektronisk sak-/arkivsystem)
- Grunnskule (Elevarkiv - elektronisk sak-/arkivsystem)
- HR (Personalarkiv - elektronisk sak-/arkivsystem)
- NAV/Sosialtenesta (Klientarkiv - elektronisk fagsystem)
- Legekontora
Kvam herad har arkivansvar for følgjande kommunalt eigde selskap og kommunalt føretak:
- Kvam bustadstifting
- Kvammabadet KF
.............. Alle arkiv er i dag kategorisert som papirbaserte, sjølv om det vert brukt ei rekkje elektroniske hjelpemidlar i sakshandsaminga og til arkivering. Har eit offentleg organ både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldende regelverk. Arkivskapere i Kvam kommune Følgende arkivskapere skal bygge opp og halde vedlike arkivserier i kommunen;
- Sentralarkiv Sakarkiv for heile kommunen.
- GNR/BNR arkiv for Plan og forvaltning
- Personalmapper
- Møtebøker
- Kopibøker fram til og med år 2000.
- Offentleg journal/nettbasert
- Klientarkiv Familiemapper(flyktningemapper)
- Barnevernsarkiv
- Brukermapper PPT
- Elevmapper
- Transportordninga/TT-kort. Fylket overtok denne ordninga 1.7. 2018
- Psykisk helse
- Flyktningekontoret
- Helse og omsorg
- Helsestasjonane
- Legekontora
- Strandebarm skule
- Tørvikbygd skule
- Norheimsund skule
- Øystese barneskule
- Kvam ungdomsskule
- Ålvik skule
- Strandebarm barnehage
- Oma barnehage
- Tørvikbygd barnehage
- Norheimsund barnehage
- Tolomarka barnehage
- Sandven FUS barnehage (privat)
- Bjørketeigen barnehage
- Øystese barnehage
- Fykse barnehage
- Ålvik barnehage
Alle arkivskaparar skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen. Helse:Fysioterapi og helsestasjonar har eige arkiv, men med fjernarkiv i Strandebarmstunet. 1.11. 2017 blei dette arkivet flytta til depoet i Kvam rådhus. Sosialtenesta og flyktningkontoret har daglegarkivet i lokala til NAV, men med fjernarkiv i rådhuset. Skule: Alle skulane har arkiv på kvar einskild skule. Barnehagar: Alle barnehagane har arkiv i kvar einskild barnehage. Pleie- og omsorg: Felles arkiv på Toloheimen PPT, psykisk helse og barnevern: Kvar sitt daglegarkiv i "Gamlebanken", Grovabrotet. Fjernarkiv i rådhuset. 1. januar 2019 flytta alle desse avdelingane tilbake til Kvam rådhus. Kvam herad har og arkivansvar for:
- Kvam bustad- og tomteselskap (avslutta)
- Kvam bustadstifting
- Kvam bompengeselskap
- Kvammabadet
|
