Sakshandsamar skal primært finna alle dokumenta elektronisk lagra, men kan låna saksmappe viss han av ymse grunnar finn det hensiktsmessig.

Lån av arkivmapper skal alltid skje gjennom arkivtenesta etter følgjande prosedyre

• Utlån av saksmapper skal berre skje internt i kommunen. Korkje mappa eller enkeltdokument skal takast ut av Rådhuset.
• Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når sakshandsaminga krev at utlånstida vert lengre, må arkivet få melding om dette.
• Utlånt materiale er låntakaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Mappa skal ikkje lånast vidare til andre sakshandsamarar. Låntakaren skal sjå til at ingen dokument vert fjerna eller lagt til i mappa, og at ordninga i mappa ikkje vert øydelagd.